Bij de ontwikkeling van software of een applicatie voor onze klanten lijkt het logisch om met de beslissers om tafel te gaan zitten. Zij nemen immers de strategische beslissingen binnen een bedrijf en gaan ook over het budget.

Maar in de praktijk zijn het niet deze mensen, maar de “mensen op de werkvloer” die de toepassing uiteindelijk gebruiken. En dus het beste weten wat werkt en wat niet, wat belangrijk is en wat niet.

Bij Exapps betrekken we daarom deze zogeheten keyusers al vanaf de beginfase bij de ontwikkeling. Wat dit oplevert? Software die beter aansluit op de werkpraktijk, sneller wordt opgepakt door de mensen die het daadwerkelijk gebruiken én software die direct meer waarde toevoegt.

Weg met de kloof tussen besluitvorming en praktijk!

Het lijkt zo logisch: degenen die betalen, die bepalen. En natuurlijk geldt dat nog steeds. Maar als je écht goede softwareoplossingen wil die ook nog eens efficiënt en effectief zijn, dan moet je ook de keyusers al vroeg in het traject erbij halen.

Doe je dat niet, dan wordt er software opgeleverd en gaan er mensen mee aan de slag voor wie de software niet optimaal is ingericht. En zo ontstaan er vanzelf verrassingen:

• Functionaliteiten sluiten niet optimaal aan op de praktijk. Wat in theorie logisch lijkt, werkt in de praktijk soms omslachtig of inefficiënt.
• Weerstand bij eindgebruikers. Omdat ze niet zijn meegenomen in het proces, voelen medewerkers zich minder betrokken bij de oplossing en staan ze er minder open voor.
• Extra aanpassingen en vertragingen. Na livegang blijkt dat er toch nog tweaks nodig zijn om de software écht werkbaar te maken, wat leidt tot extra kosten en langere doorlooptijden.

Dus: keyusers als co-creators

Bij Exapps hebben we geleerd dat een nauwere samenwerking met eindgebruikers niet alleen wenselijk, maar essentieel is. Daarom hebben we ons proces aangepast:

🔹Keyusers zijn vanaf het begin betrokken

Vanaf de eerste gesprekken betrekken we niet alleen de beslissers, maar ook de medewerkers die dagelijks met het systeem gaan werken. Dit doen we via enquêtes, interviews, softwaretesting en door met ze mee te lopen op de werkvloer. Op deze manier geven zij ons waardevolle inzichten over de huidige knelpunten en wensen voor verbetering.

🔹Gebruikersonderzoek en praktijkobservaties

In plaats van alleen te vertrouwen op gesprekken en theorie, kijken we daadwerkelijk hoe de werkzaamheden nu verlopen. Dit helpt ons in te zien waar inefficiënties zitten en hoe onze softwareoplossing écht waarde kan toevoegen.

🔹Iteratieve ontwikkeling met feedbackloops

Tijdens de ontwikkelfase testen we onderdelen van de software met diezelfde keyusers. Zij geven direct feedback, waardoor we aanpassingen kunnen maken voordat de software definitief wordt uitgerold.

🔹Betere adoptie en minder weerstand

Omdat eindgebruikers al vanaf het begin betrokken zijn, voelen ze eigenaarschap over de nieuwe oplossing. Ze begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en staan veel positiever tegenover de nieuwe werkwijze.

Wat levert deze aanpak op?

Door deze verandering in werkwijze zien we bij onze klanten dat:

• medewerkers minder training nodig hebben en zich direct comfortabel voelen met de nieuwe software
• functionaliteiten direct aansluiten bij de echte werkprocessen
• er minder noodzaak is voor achteraf-aanpassingen, omdat problemen al in een vroeg stadium zijn gesignaleerd

Conclusie: samen maken we betere software

Bij Exapps ontwikkelen we maatwerksoftware die bedrijven efficiënter laat werken. Maar software is pas echt waardevol als het goed aansluit op de mensen die ermee werken. Door keyusers vanaf het begin actief te betrekken, creëren we oplossingen die niet alleen goed bedacht zijn op papier, maar ook écht werken in de praktijk.

Wil je weten hoe we dit in jouw organisatie kunnen toepassen? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen software ontwikkelen die perfect aansluit op jouw bedrijfsprocessen.