Als je het hebt over een klant van het eerste uur, dan kunnen we niet om Dynamic Logistics uit ’s-Heerenberg heen. Ruim twaalf jaar geleden was het onze directeur Jaap die zelf aan de knoppen draaide en de eerste versie van het ERP-systeem ontwikkelde. Inmiddels zijn we een nieuwe versie verder én vonden er een hoop ontwikkelingen plaats. “De hele bedrijfsvoering loopt via dit systeem. Het is dus echt onmisbaar voor ons”, benadrukt Tim Rosendaal, operations manager bij Dynamic Logistics. In een dubbelinterview met Tim en Jaap leggen beide heren het belang en de functionaliteiten van het systeem uit. Lees maar mee. 

“Toen ik zo’n twaalf jaar geleden voor de eerste keer bij Dynamic Logistics over de drempel stapte, gebruikten ze nog een DOS-pakket met daarin twee losse pakketten. Daar heb ik, in mijn eentje, een nieuw systeem op maat voor ontwikkeld. De twee bestaande pakketten werden in dit nieuwe systeem geïntegreerd en sloten naadloos aan op hun bedrijfsvoering”, blikt Jaap terug.  

Webbased

“Na zes of zeven jaar ontstonden er zo veel nieuwe wensen dat dit het perfecte moment was om direct de stap te maken naar een webbased-oplossing. Doordat in de loop der jaren de kennis en standaardisering op het gebied van Laravel veel breder ontwikkeld is binnen Exapps, hebben we ervoor gekozen om met dit platform te gaan werken. Zo is er altijd iemand binnen ons team die aan het systeem kan werken.” 

Alles in één systeem

Tim kan zich het oude systeem nog goed herinneren en was direct enthousiast over het nieuwe maatwerk ERP-systeem. “Het systeem dat we gebruikten, was gedateerd. Door de jaren kwamen er meer handelingen bij en breidden ons klantenbestand verder uit. Het is handig dat we nu alles in één systeem kunnen raadplegen. In de afgelopen jaren zijn er steeds meer functionaliteiten bijgekomen. Inmiddels kunnen we ook de uren van onze medewerkers bijhouden in het systeem, terwijl dat vroeger allemaal met de hand gebeurde. Dit systeem is helemaal voor ons gebouwd en aangepast aan onze wensen en daardoor dus uniek.” 

Benieuwd naar het systeem? Lees hier de case van Dynamic Logistics. 

Voordelen voor de klant

Niet alleen het systeem heeft veel voordelen voor de medewerkers van Dynamic Logistics, ook hun klanten profiteren ervan. “Onze klanten hebben realtime inzicht in de status van hun project. Van aanmelden van de opdracht tot het afhalen of verzenden van de goederen, alles verloopt via het ordersysteem. Wanneer er gevraagd wordt om een kwaliteitscontrole verwerken wij daarvan de bevindingen ook in het systeem. De foto’s die we daarvoor maken, komen automatisch in het systeem terecht. En krijgen we een nieuwe opdracht binnen, dan worden alle instructies in het systeem gezet zodat onze productieleiders daar direct alle informatie kunnen vinden om mee aan de slag te gaan.” 

Koppeling met administratie

“Het scannen van medewerkerspassen en de urenregistratie zit ook gekoppeld aan het systeem. Dat scheelt enorm veel tijd qua administratie en is minder foutgevoelig. Echt een heel verschil met toen ik hier jaren geleden begon te werken”, zegt Tim lachend.  

Grip op inkomsten

Jaap vult aan: “In het systeem hebben we verschillende rollen toegevoegd, zodat sommige functies voor medewerkers of klanten worden afgeschermd. Daarnaast is het systeem te raadplegen op tablets, die men in de productie gebruikt om documenten in te vullen en foto’s te maken. De koppeling met Power BI zorgt voor de nodige rapportage. Zo is direct inzichtelijk hoeveel uren er voor een order zijn gemaakt, welke tarieven er aanhangen en wat de omzet is. Deze cijfers worden gecombineerd met de cijfers uit Exact. Zo wordt er een totaalbeeld opgesteld. Zo heb je altijd grip op de inkomsten én een actueel overzicht.” 

Laatste ontwikkelingen

Hoewel het systeem al helemaal naar wens in gebruik is, zijn er recent toch nog wat nieuwe ontwikkelingen doorgevoerd. “De meest recente toevoeging is een Outlook-koppeling waardoor al het mailverkeer over een bepaalde order automatisch in het systeem wordt opgeslagen. Ook is er een chatfunctie toegevoegd, zodat klanten eenvoudig met ons in contact kunnen komen. En wanneer we dooslabels moeten printen, doen we dat ook vanuit het systeem. De koppeling met het WMS-systeem zorgt er daarnaast voor dat ons magazijn vanuit kantoor met één druk op de knop kan zien welke orders eraan zitten te komen en om hoeveel pallets het gaat”, licht Tim toe.  

“Met een standaard systeem moet de klant zich aanpassen aan de software.

Met onze maatwerksoftware draaien we dit om.” 

Toegevoegde waarde

“Het systeem heeft weinig tekortkomingen. We hebben op dit moment dan ook weinig nieuwe behoeften. Het allermooiste is dat het systeem helemaal naar onze wensen is ingericht”, vertelt Tim enthousiast. “Dat is ook onze toegevoegde waarde”, zo vult Jaap aan. “Wij kunnen maken wat de klant wenst. Wanneer je werkt met standaard systemen, dan moet je het bedrijf ook daarop inrichten. Wij denken andersom. Wij maken de software zo dat deze het proces ondersteunt en dat die naadloos aansluit op de werkwijze. Zo behoudt het bedrijf zijn eigen unieke eigenschappen en wordt het niet een van de zovelen.” 

Waardevolle samenwerking

“Er zijn weinig calamiteiten. En hebben we toch een keer een vraag, dan wordt dit direct opgepakt. Wij zijn blij met deze goede samenwerking”, zegt Tim. Iets waar Jaap zich alleen maar in kan vinden: “Dat is geheel wederzijds. Bij Dynamic Logistics snappen ze het proces heel goed en kunnen ze goed uitleggen welke functies in het proces onmisbaar zijn. Ze weten waar ze het over hebben. Wij werken graag aan systemen die voor een klant cruciaal zijn. Zo kunnen we echt wat waardevols toevoegen.”  

Onmisbaar systeem

“Dat is hier zeker het geval”, zegt Tim. “Zonder dit systeem kunnen wij ons werk niet doen. En het leuke is: onze klanten zitten vaak met open mond te kijken naar het systeem waar wij mee werken”, besluit Tim enthousiast.  

Benieuwd hoe jij jouw werkproces werkbaar maakt door slimme software en wat de voordelen hiervan zijn? Jaap vertelt je er graag meer over!