Sinds juli 2021 werkt Timo bij Exapps als technisch projectmanager. En daar haalt hij veel voldoening uit. “Als ik bij de klant én bij mijn collega’s het oprechte gevoel kan creëren dat je het samen doet, en dat je samen aan een mooi project werkt, dát is het allermooiste van mijn vak.” Hoe Timo’s functie er precies uitziet? In dit artikel geeft hij een kijkje in zijn veelzijdige rol als projectmanager bij Exapps.

Dat Timo elke dag als technisch projectmanager zijn ding doet, was een aantal jaar geleden helemaal niet vanzelfsprekend. Voordat hij bij Exapps werkte, was hij namelijk bij Go-Tan actief in de logistiek. Maar nu managet hij al meer dan tweeënhalf jaar lang de diverse, complexe, ambitieuze en altijd unieke projecten die hij samen met de klant en het team van Exapps-developers tot een goed einde brengt.

Belangen aan beide kanten behartigen

“Het klinkt zoetsappig, maar we doen het altijd samen. Voor mij zit de voldoening van míjn taak er dan ook in als ik het belang van de klant én die van ons team weet te behartigen. Dat de klant zich gehoord voelt en dat er iets wordt gedaan met de wensen en feedback, maar ook dat onze developers zich gehoord voelen en dat er iets wordt gedaan met hun input en eventuele technische bezwaren tegen de wensen van de klant.”

Timo voelt zich dan ook regelmatig een (scheids)rechter, iemand die de harde keuzes maakt en soms ergens een klap op moet geven (en dat laatste heeft niks te maken met zijn kickboks-hobby…) “Ik moet soms de technische bezwaren die onze developers hebben bij een bepaalde wens goed weten te vertalen en op zo’n manier uitleggen aan de klant dat hij of zij snapt waarom een bepaalde keuze toch niet zo slim of verstandig is. Het gebeurt wel eens dat de klant het niet naar eigen inzicht kan vertalen en dan komt mijn rol én nut om de hoek kijken.”

“Als het goed afloopt na een moeilijke beslissing, dan voel ik trots.”

Het geeft Timo dan ook veel voldoening als hij een bepaalde beslissing neemt die uiteindelijk succes oplevert en waar de klant – vaak pas achteraf – blij mee is. “Het zijn niet altijd de makkelijkste keuzes die ik moet maken. Als het dan goed afloopt, dan ben ik wel trots, ja.”

Graag zo vroeg mogelijk betrokken bij een project

Om überhaupt van een succes te kunnen spreken, is het voor een projectmanager erg belangrijk om al zo vroeg mogelijk in het project betrokken te zijn. “Laureen, de projectmanager van BIG FAT Internet, zal dat beamen. Als wij al in het voortraject erbij zijn, dan verloopt alles veel efficiënter. Wij moeten dan ook alle afspraken meekrijgen, want wij zijn degenen die de scope moeten bepalen en de klant en ons team eraan moeten houden.“

“Voor een projectmanager zijn goede documentatie en duidelijke afspraken essentieel. Mijn rol mag zeker niet onderbelicht raken. Vroeger begrootten we 5% van de tijd voor een project voor projectmanagement, maar dat bleek in de praktijk vaak helemaal niet realistisch. Nu zetten wij voor projectmanagement in op 15 tot 20 procent van de uren die we denken nodig te hebben om een project succesvol af te ronden. Dit is dan vooral bij de grote projecten die we doen. En dat klinkt als veel – het gaat soms écht om een vijfde van alle uren – maar dat is ook echt nodig.”

Vaste en flexibele contactmomenten met de klant

Is Exapps bezig met een groot project, dan heeft Timo sowieso elke week twee vaste momenten om het project te managen. Op maandagochtend heeft hij een kickoff met het team, terwijl hij aan het eind van de week een statusmeeting houdt met de klant. De feedback die daar uit komt, neemt hij weer mee naar de maandag erna, zodat het team van developers weer helemaal op de hoogte is en verder kan. “Dat zijn de vaste momenten, maar daarnaast heb je natuurlijk ook nog de flexibele momenten. De frequentie daarvan is van veel dingen afhankelijk, bijvoorbeeld de fase waarin het project zich bevindt. In het begin is het erg druk, dus dan heb je meer momenten dat je samenkomt en om de tafel kruipt.”

‘Het werk werd soms onzichtbaar voor de klant’

Na de hectische beginfase volgt de ontwikkelfase. Bij de creatie van bijvoorbeeld een website vanuit BIG FAT Internet is deze fase heel zichtbaar: het designteam van Tom is dan visueel bezig, terwijl het ontwikkelteam onder leiding van Simon zichtbaar werkt aan de totstandkoming van de website. “Bij de ontwikkeling van een webshop of maatwerkapplicatie door Exapps is het werk dat de developers doen meer onzichtbaar werk”, zo legt Timo uit.

“Maar het is dan des te belangrijker om klanten aangehaakt te houden en ze regelmatig updates te geven om te laten zien wat we doen. Het gevaar ligt ‘m erin dat we dit niet doen, omdat we over het algemeen ook minder contactmomenten hebben. Pas als we richting de testfase en livegang gaan, hebben we weer meer contactmomenten ingepland. Vooral het middenstuk van het project, de ontwikkelfase, is dus minder goed in te plannen, ook qua tijd die er nodig is voor projectmanagement. Het is vaak ook het moment waarop onvoorziene omstandigheden plaatsvinden.”

Klant krijgt regelmatig updates tijdens het ontwikkelproces

“Ik probeer dan heel bewust de klant betrokken te houden. Ik wil de klant laten zien dat we echt druk bezig zijn. Vroeger kregen we van klanten wel eens te horen dat ze te weinig werden meegenomen in het proces. De ontwikkelfase werd dan een soort black box, ze hadden soms geen idee wat we dan deden, alsof de developers uren aan het verbranden waren. Nou, ik kan je zeggen, dat gebeurt zeker niet! Dus ook daarom laat ik nu graag zien waarmee we op dat moment bezig zijn.”

“Ik leid nu met name webshop-projecten in goede banen en daarin werken we met drie soorten omgevingen: een live omgeving, een staging-omgeving (waar de klant taken als data importeren of content vullen al zelf kan doen) en een lokale omgeving. In die laatste omgeving voegen onze ontwikkelaars constant dingen toe. Ook hiervan laten we steeds bewuster zien waar we mee bezig zijn. De lokale omgeving staat bij een developer offline op zijn laptop, dus die gaat dan met mij mee naar de klant om te laten zien en uit te leggen wat de laatste ontwikkelingen zijn.”

Als projectmanager is duidelijke, efficiënte communicatie essentieel voor het goed verlopen van een project. “Ik heb van onze teamleider Marc geleerd om echt zo veel mogelijk uit te vragen. Als de klant iets wil en een bepaalde wens heeft moet ik werkelijk alle informatie boven tafel zien te krijgen. Maakt de klant een ticket aan, dan zorg ik ervoor dat er voldoende uitleg bij zit en het liefst ook een duidelijk screenshot en de desbetreffende url. Want hoe meer informatie er is, hoe makkelijker het is voor onze programmeurs om de juiste vertaalslag te maken naar wat de klant wil en op welke plek.”

“Als ik het begrijp, begrijpt de klant het ook.”

Omgekeerd moet Timo óók goed en helder communiceren. ‘Zijn’ programmeurs moeten bepaalde handelingen, beslissingen of bezwaren dan ook zó uitleggen dat Timo het begrijpt. “Want als ik, als niet-programmeur, het begrijp, dan begrijpt de klant het ook.”

Los van alle goede communicatie(intenties), uiteindelijk heeft Timo ook altijd met een bepaalde deadline te maken. Hoe zorgt hij ervoor dat projecten binnen die gestelde deadlines worden opgeleverd, zonder dat dit de kwaliteit van het werk tekortdoet? “Het allerbelangrijkste is om de klant tijdig te informeren. Eigenlijk wil je zo min mogelijk moeten zeggen: ‘het is op die en die datum af’. Moeten we wél zo’n afspraak maken, dan trekken we ook zo snel mogelijk aan de bel als er ook maar iets gebeurt waardoor die datum niet wordt gehaald.”

Soms afhankelijk van externe partijen

Wat betreft het halen van deadlines heeft Exapps helaas niet alles in eigen hand. “We zijn vaak ook afhankelijk van externe partijen, als we bijvoorbeeld een boekhoudprogramma ergens aan moeten koppelen. De klant moet dan ook de noodzaak inzien van wat er moet gebeuren en bijvoorbeeld vanuit hen druk uitoefenen op die externe partij. Het is dan mijn rol om duidelijk te communiceren waar precies het knelpunt zit.”

Richting de programmeurs oefent Timo ook regelmatig druk uit om de afgesproken deadlines te halen. “Ik sla regelmatig met mijn vuist op tafel (wederom: heeft niks te maken met zijn kickboks-hobby 😉) en maak vaak iemands agenda leeg. “Dan vraag ik: ‘wat staat er deze week in je agenda? Sorry, maar dit en dat gaan we nu niet doen.’ Samen met teamleider Marc regelt hij dan dat bepaalde afspraken, zoals meetings, worden verplaatst, zodat de ontwikkelaar die week meer tijd vrij heeft om aan het project te werken. “Ik word er uiteindelijk ook op afgerekend als een project niet op tijd afkomt, dus het is ook in mijn eigen belang dat alles strak en volgens planning verloopt.”

Al twintig jaar bevriend met Marc

Dat hij en Marc zo’n fijn duo vormen is niet voor niets. De twee zijn al vrienden vanaf hun vijftiende en kennen elkaar dus al meer dan twintig jaar. “We kunnen samen lezen  en schrijven. Marc regelt intern, op een overkoepelend niveau, dat alles op rolletjes loopt en ik doe dat binnen een project. Daarin vinden wij elkaar en dat werkt, ondanks dat onze belangen soms tegenstrijdig zijn. Ik behartig met name het belang van de klant of van het project an sich, terwijl Marc het belang van zijn personeel vooropzet. Juist dan blijkt die toegevoegde waarde van elkaar zo goed kennen. We komen er sneller samen uit. We weten het meteen wanneer iemand het meent, wanneer ik bijvoorbeeld aangeef dat iets écht deze week af moet. Het geeft ons echt voldoening als we samen een project succesvol afleveren bij een tevreden klant. Want dan is niet alleen de klant bij, maar zijn ook onze collega’s blij én zijn wij blij.”